Pretraga

Dokument menadžment sistem
u Službenom listu Crne Gore

Obezbeđivanje pristupa dokumentima putem internet portala

Uvažavajući obaveze koje za državu Crnu Goru predstoje na planu harmonizacije domaćeg zakonodavstva sa pravom Evropske unije, kao i zahteve pravnih i fizičkih lica za višim nivoom kvaliteta usluga u pravno-informacionoj oblasti, Zakonom o objavljivanju propisa i drugih akata propisana je obaveza Javnoj ustanovi Službeni list Crne Gore da uspostavi elektronsko izdanje Službenog lista i izradi sopstvenu bazu podataka, da postane nosilac pravno-informacionog sistema Crne Gore i jedan od njegovih glavnih servisera.


„Saga nam je pomogla u realizaciji jednog od najvažnijih zadataka koje je pred nas postavio imperativ savremenog, kvalitetnog i uspješnog poslovanja. Uz pomoć stručnjaka ove kompanije uspjeli smo da realizujemo projekat elektronskog dokumentovanja i elektronskog izdavanja službenih glasila. Rješenje koje je Saga zasnovala na savremenim sistemima za dokumentovanje ispostavilo se kao izuzetno kvalitetno, pouzdano, pregledno i jednostavno za korišćenje. Uz to, sam poslovni proces je zaokružen, izbjegnuta je njegova sekvencizacija, te je na zadovoljstvo naše ustanove interakcija između zaposlenih i samog sistema veoma unaprijeđena. Napravljeni iskorak odrazio se i na kvalitet naših usluga koje su sada bliže, jeftinije i dostupnije običnom građaninu, ali i preduzetnicima i državnim organima. Tokom svih faza realizacije ovog projekta nailazili smo na razumijevanje Saginih stručnjaka i sami često zatečeni entuzijazmom koji su pokazivali u pokušaju da pronađu što bolje i primjerenije rješenje. Ujedno predstavnici kompanije Saga pomoć su pružili i u prikazu sistema široj javnosti, ažuriranju starijih baza podataka, njihovom unosu, obradi, kao i obuci ljudi u Ustanovi za rad na ponuđenom softverskom rješenju.“

mr Mihailo Zečević,
Urednik Službenog lista Crne Gore

Poslovni izazov

U skladu sa Zakonom o objavljivanju propisa i drugih akata, Javna ustanova izdaje: „Službeni list Crne Gore”, „Službeni list Crne Gore – Međunarodni ugovori” i „Službeni list Crne Gore – Opštinski propisi”. Sva tri izdanja Službenog lista pored štampane izdaju se i u elektronskoj formi.

Izvedeno rešenje

Prilikom analiziranja poslovnih procesa definisane su četiri faze: prijem akata, unos teksta, obrada teksta i pravljenje elektronskog izdanja. Publikovanje Službenog lista na internet je zahtevalo nov hardver, softver, instalaciju, podešavanje dokumentacionog sistema i razvoj web aplikacije koja će biti dostupna svim građanima i putem koje će se vršiti pretraga.

Inženjeri Sage su izvršili instalaciju, konfiguraciju hard-vera i uvođenje mreže. Drugi korak je podrazumevao postavljanje operativnih sistema, virtuelizaciju i podi-zanje dokumentacionog sistema, a treći je bio povezivanje web aplikacije sa dokumentacionim sistemom.

Implementirano je IBM FileNet rešenje, koje u sebi sadrži i content management modul (kontroliše sadržaj – aktuelnu verziju sadržaja, prati svaku izmenu, proveru i promenu statusa dokumenta) i business process management modul (omogućuje definisanje i izvršavanje svih poslovnih procesa koji se dešavaju dok se kreira Službeni list Crne Gore).

Kada se akt prima, vrši se zavođenje u delovodni protokol. Prilikom uvoza u sistem, delovodni broj mora biti unet kao obavezan atribut. Ostali atributi dokumenta su podaci pomoću kojih će dokument moći lako da se pronađe ili veže za određeni predmet.

Tokom svih faza preloma (obrade, redigovanja, lekture i korekture), dokument je u elektronskoj formi. Proces je automatizovan i u svakom trenutku se zna koja je važeća verzija, ko ju je odobrio i ko je poslednji radio na njoj. Sistem označavanja daje informacije o statusu dokumenata, tako da nema zastoja u poslu. Nakon korekture šalje se na overu glavnom i odgovornom uredniku i konvertuje se u PDF format, u formi koja može da se pretražuje (PDF verzija je dostupna za preuzimanje samo za registrovane članove). U poslednjem koraku se generišu slike dokumenata, koje se objavljuju na internetu, čime se podiže nivo zaštite dokumenata, jer neregistrovani korisnici ne mogu da preuzmu tekst.

Sve prethodne verzije su takođe hronološki sačuvane i u svakom trenutku se mogu ispratiti sve akcije, izmene i komentari kao i korisnici koji su učestvovali u tom poslovnom procesu. Pre bilo kakve publikacije Službeni list Crne Gore mora biti overen elektronskim potpisom od strane urednika lista. Uvođenjem matičnog broja propisa koji jednoznačno određuje svaki akt, obezbeđena je potpuna sledivost zakonskih akata – svaki akt ima propise iz kojih je proistekao. Na taj način se dobija stablo svih zakonskih akata na čijem vrhu je Ustav.

Overena finalna verzija se iz dokumentacionog sistema publikuje na sajt. Pretraga je dostupna posetiocima sajta i vrlo pristupačna za unos podataka, prema kojima je potrebno doći do tražene informacije.

„Najveći izazov je bio da u kratkom roku uvedemo kod korisnika novu tehnologiju, a da pri tom ne narušimo dinamiku i efikasnost njihovih, inače veoma zahtevnih, postojećih poslovnih procesa.“

Aleksandar Vuksanović,
rukovodilac projekta

Rezultat

Uvođenjem dokumentacionog sistema dobija se kompletna automatizacija poslovnih procesa i praćenje kretanja sadržaja. Na taj način se eliminiše rad sa papirima i nema rizika da se izvorna verzija izgubi ili ošteti. Sistem u toku poslovnog procesa čuva sve verzije dokumenata tako da se na taj način dobija transparentnost procesa i mogućnost da se proces vrati potreban broj koraka unazad. Pored toga, tačno se zna kod koga je dokument i ko je koju verziju menjao. Povećava se produktivnost, a smanjuje vreme potrebno za izvršenje posla. Ono što je najbitnije je da se u svakom trenutku zna status poslovnog procesa kao i aktuelna verzija dokumenta koji se priprema za štampu.

Prednosti

Povećana je sigurnost poslovnog procesa – u potpunosti je isključena mogućnost objavljivanja pogrešne verzije dokumenta. Sâm dokumentacioni sistem pruža zaštitu dokumenata na više nivoa čime se sadržaj štiti od neautorizovanog brisanja ili menjanja.


Korišćena oprema i softver

  • IBM FileNet Document Management System
  • HP serveri i radne stanice
  • HP periferna oprema
  • VMware ESX server
  • Microsoft Windows Small Business Server 2008, Office 2007 i SQL Server 2008 softver
  • Symantec Endpoint Protection softver